4.1 Évaluation et contrôle
Le processus d'évaluation et de contrôle garantit qu'une entreprise réalise ce qui a été proposé pour effectuer.Comparez les performances avec les résultats souhaités et fournissez les commentaires nécessaires à l'administration afin d'évaluer les résultats et de prendre des mesures correctives, au besoin.Ce processus est considéré comme un modèle de rétroaction en cinq étapes:
Les administrateurs de haut niveau et les administrateurs opérationnels doivent spécifier les processus et les résultats de mise en œuvre qui doivent être supervisés et évalués.Les processus et les résultats doivent être mesurés raisonnablement objectifs et de manière congrument.L'approche doit se concentrer sur les éléments les plus importants d'un processus, ce qui justifie la plus grande proportion de dépenses ou le plus grand nombre de problèmes.Des mesures doivent être trouvées pour tous les domaines importants, quelle que soit la difficulté.
Établir des normes de performance
Les normes utilisées pour mesurer les performances sont des expressions détaillées d'objectifs stratégiques.Ce sont des mesures de résultats de performance acceptables.Chaque norme comprend généralement une marge de tolérance qui définit les écarts acceptables.Les normes sont établies non seulement pour le résultat final, mais aussi pour les stades intermédiaires du résultat de la production.
Mesurer les performances réelles
Les mesures doivent être effectuées à des temps prédéterminés.
Comparez les performances réelles avec la norme
Si les résultats de performances réels se trouvent dans la marge de tolérance souhaitée, le processus de mesure s'arrête.
Prendre des mesures correctives
Si les résultats réels sont en dehors de la marge de tolérance souhaitée, des mesures doivent être prises pour corriger l'écart et répondre aux questions suivantes:
- L'écart n'est-il qu'une fluctuation occasionnelle?
- Les processus sont-ils effectués incorrects?
- Les processus appropriés pour la réalisation des normes souhaitées?Des mesures qui non seulement corrigent l'écart doivent être prises, mais l'empêchent également de se reproduire.
- Quelle est la meilleure personne pour prendre des mesures correctives?
L'administration de niveau élevé est souvent meilleure dans les deux premières étapes du modèle de contrôle que dans les deux derniers.De plus, il établit généralement un système de contrôle, puis déléguer la mise en œuvre dans d'autres.
Cela peut produire des résultats malheureux.
Évolution, définition et importance du contrôle
La théorie du contrôle est relativement nouvelle et est un produit de la révolution industrielle même lorsqu'elle a été inventée en France, elle est maintenant universelle.Le contrôle est le résultat des différentes écoles administratives qui au fil des ans ont contribué à la création de la théorie du contrôle.L'approche des systèmes a contribué à une plus grande définition et compréhension de la fonction et de l'objectif principal du contrôle jusqu'à atteindre l'approche des théoriciens japonais concernant le contrôle total de la qualité.
La fonction de contrôle constitue la phase du processus administratif qui garantit le maintien des activités de l'ensemble de l'organisation dans les limites autorisées et conformément à ses attentes.Cependant, la plupart des contrôles sont partiels et se concentrent sur une facette d'opérations.Dans de nombreuses organisations, un problème difficile est le développement du contrôle général, afin que les administrateurs puissent faire une vérification des progrès ou des performances totales des organisations ou un produit intégré ou une division territoriale.
Traditionnellement, la plupart des contrôles ont tendance à être financiers, car la médiation monétaire ou financière est une base de contrôle naturel, car les intrants et les produits d'une organisation sont plus facilement exprimés dans le dénominateur commun: l'argent.Malgré l'accent traditionnel sur les contrôles financiers, la forme de contrôle la plus directe est la certitude de la qualité des administrateurs, car de nombreux écarts ne se produiraient pas si l'organisation était efficacement administrée.
Il existe une prémisse administrative qui souligne: seul ce qui est mesuré peut être amélioré.
Sans contrôle, il n'est pas possible d'assurer et de maintenir un système de qualité, à la fois dans les produits et les services des entreprises et dans les processus qu'ils utilisent pour les produire.Les entreprises opèrent dans l'évolution des médias et sont très sensibles à ce qui se passe à l'extérieur, d'où les plans, les programmes, les structures et même le comportement des membres de l'équipe de travail varie à mesure qu'il agit.Cela oblige les entreprises à établir des contrôles pour connaître le degré de variabilité entre ce qui était prévu et ce qui est réalisé ou atteint.
Importance du contrôle
Le contrôle remplit une fonction pertinente dans les organisations, dans le sens où elle les maintient dans le solde souhaité, les revenus, les dépenses, les bénéfices, la production, la qualité de leurs produits, etc.
Chaque système nécessite un équilibre pour qu'il puisse fonctionner.
L'équilibre des systèmes est connu sous le nom d'homéostasie, c'est-à-dire en maintenant un équilibre dans la variabilité acceptée.L'une des raisons pour lesquelles le contrôle est requis est que le meilleur des plans peut être détourné.Cependant, le contrôle sert également aux gestionnaires à surveiller les changements dans l'environnement, ainsi que leurs répercussions sur les progrès de l'organisation.
Entre autres aspects, le contrôle est important pour:
L'administration de la qualité totale conduit à de grandes améliorations pour le contrôle.Les défaillances de processus sont détectées et le processus est corrigé pour éliminer les erreurs.Les employés ont le corps professoral pour inspecter et améliorer leur travail.L'administration de qualité totale modifie de nombreuses attitudes et approches pour obtenir un contrôle efficace.
Le changement est une partie inévitable de l'environnement de toute organisation.Les marchés changent, les concurrents proposent des produits attractifs et de nouveaux services.Les matériaux et technologies les plus efficaces surviennent sont approuvés ou encadrés. Règlements gouvernementaux.La fonction de contrôle sert aux gestionnaires à répondre aux menaces ou aux opportunités de tout cela, car elle les aide à détecter les changements qui affectent les produits et services de leurs organisations.
Un avantage concurrentiel dans les temps modernes où la vitesse de production est demandée consiste à ajouter de la valeur aux produits ou aux services.Souvent, cette valeur ajoutée adopte la forme d'une qualité supérieure à la moyenne, obtenue en appliquant des procédures de contrôle.
Faciliter la délégation et le travail d'équipe
La tendance contemporaine à l'administration participative augmente également la nécessité de déléguer l'autorité et d'encourager les employés à travailler ensemble en équipe.Ainsi, le processus de contrôle permet au gestionnaire de contrôler les progrès des employés, sans entraver leur créativité ou leur participation au travail.
En termes généraux, le contrôle est utile pour éviter les violations, les déchets, la non-alimentation, les pertes, les erreurs humaines ou les échecs techniques.
Types de contrôle
Les contrôles sont établis pour se concentrer sur les résultats de performances réels (sortie), les activités qui génèrent les performances (performances) ou les ressources utilisées pour le générer (entrée).
(Cliquez sur chaque onglet pour développer les informations de chaque type de contrôle)
|Performance
|Salida
|Interdit
|Performance
Les contrôles de performance spécifient comment quelque chose doit être effectué par le biais de politiques, de règles, de procédures opérationnelles standard et d'ordres d'un supérieur.
|Salida
Les contrôles de sortie spécifient ce qui devrait être réalisé en se concentrant sur le résultat final des comportements grâce à l'utilisation d'objectifs de performance et de buts ou de réalisations importantes.
|Interdit
Les contrôles des entrées spécifient des ressources, telles que les connaissances, les compétences, les compétences, les valeurs et les raisons des employés.
Les performances, les contrôles de sortie et d'entrée ne sont pas interchangeables.Les premiers conviennent plus lorsque les résultats de performance sont difficiles à mesurer, mais la relation de cause à effet entre les activités et les résultats est claire.
Les contrôles de sortie sont plus appropriés lorsque des mesures de sortie spécifiques ont été convenues, mais la relation de cause à effet entre les activités et les résultats n'est pas claire.
Les contrôles d'entrée sont plus appropriés lorsque la sortie est difficile à mesurer et qu'il n'y a pas de relation claire de cause à effet entre les performances et les performances).Les entreprises qui appliquent la stratégie de diversification des conglomérats ont tendance à mettre en évidence les contrôles de production dans leurs divisions et filiales, tandis que ceux qui suivent la diversification concentrique utilisent les trois types de contrôles.Bien que les trois types de contrôles soient utilisés, un ou deux se distinguent davantage, ce qui dépend des circonstances.